RGPD : Nouvelles responsabilités des sociétés à l’ère de la protection des données

Depuis l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en mai 2018, les entreprises et organisations sont confrontées à de nouvelles responsabilités en matière de traitement et de protection des données personnelles. Cet article vise à présenter un aperçu complet et informatif de ces nouvelles obligations, ainsi qu’à fournir des conseils professionnels pour aider les entreprises à se conformer au RGPD.

Périmètre et portée du RGPD

Le RGPD est un règlement européen qui s’applique à toutes les entreprises et organisations établies dans l’Union européenne (UE), ainsi qu’à celles situées en dehors de l’UE si elles offrent des biens ou services aux résidents de l’UE ou surveillent leur comportement. Il vise à renforcer la protection des données personnelles des individus en leur conférant davantage de contrôle sur leurs informations et en responsabilisant les entreprises quant à leur utilisation, leur stockage et leur transfert.

Nouvelles obligations pour les entreprises

Le RGPD introduit plusieurs nouvelles obligations pour les entreprises en matière de traitement et de protection des données personnelles, notamment :

1. Désignation d’un Délégué à la Protection des Données (DPO)

Les entreprises dont le traitement des données est considéré comme étant à risque élevé, telles que celles qui traitent des données sensibles à grande échelle ou effectuent un suivi systématique des personnes, doivent désigner un DPO responsable du respect du RGPD et de la gestion des risques liés à la protection des données.

2. Analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD)

Avant de lancer de nouveaux produits ou services impliquant le traitement de données personnelles, les entreprises doivent réaliser une AIPD pour identifier les risques potentiels pour les droits et libertés des personnes concernées et déterminer les mesures appropriées pour atténuer ces risques.

3. Notification en cas de violation de données

En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, les entreprises doivent notifier l’autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL) dans un délai maximum de 72 heures après avoir pris connaissance de la violation. Si le risque est jugé élevé, elles doivent également informer les personnes concernées sans retard injustifié.

4. Respect du principe d’« accountability » (responsabilisation)

Le RGPD impose aux entreprises de mettre en place des politiques, des procédures et des mécanismes internes pour garantir la conformité avec le règlement et être en mesure de démontrer cette conformité à tout moment. Cela inclut notamment la tenue d’un registre des activités de traitement et la mise en place de mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la protection des données.

5. Intégration de la protection des données dès la conception (« Privacy by Design »)

Les entreprises sont tenues d’intégrer la protection des données personnelles dès le stade de la conception de leurs produits, services et applications. Cela signifie qu’elles doivent prendre en compte les principes du RGPD (minimisation des données, limitation de la finalité, exactitude, confidentialité, etc.) dès le début du processus de développement et tout au long du cycle de vie des données.

Sanctions en cas de non-conformité

Le non-respect du RGPD peut entraîner des sanctions financières importantes pour les entreprises. Les autorités de contrôle disposent d’un large éventail de pouvoirs pour sanctionner les violations, allant jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial total (selon le montant le plus élevé) pour les infractions les plus graves.

Conseils professionnels pour assurer la conformité

Pour aider les entreprises à se conformer au RGPD et éviter les sanctions, voici quelques conseils professionnels :

1. Sensibiliser : informez-vous sur le RGPD et ses implications pour votre entreprise. Sensibilisez vos collaborateurs à l’importance de la protection des données personnelles et aux nouvelles obligations qui en découlent.
2. Mettre en place une gouvernance : désignez un DPO si nécessaire et établissez un comité responsable de la protection des données pour superviser et coordonner les efforts de l’entreprise en matière de conformité.
3. Cartographier les traitements de données : identifiez tous les traitements de données personnelles effectués par votre entreprise et évaluez leur conformité au RGPD. Mettez à jour vos registres et documentez vos activités de traitement.
4. Réaliser des AIPD : effectuez des analyses d’impact pour les projets impliquant le traitement de données personnelles, en particulier ceux présentant des risques élevés pour les droits et libertés des personnes concernées.
5. Former et sensibiliser : assurez-vous que tous vos collaborateurs, y compris les sous-traitants, comprennent leurs responsabilités en matière de protection des données et sont formés aux bonnes pratiques en matière de sécurité informatique.
6. Mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées : renforcez la sécurité de vos systèmes d’information, mettez en place des processus pour gérer les demandes d’exercice des droits des personnes concernées (accès, rectification, suppression, etc.) et intégrez la protection des données dès la conception de vos produits et services.
7. Vérifier la conformité des sous-traitants : assurez-vous que vos partenaires commerciaux respectent également le RGPD et concluez avec eux un contrat ou un accord conforme aux exigences du règlement.

Au-delà du respect strict du RGPD, il est essentiel pour les entreprises d’adopter une approche proactive en matière de protection des données, en instaurant une culture de la confidentialité et en faisant preuve de transparence vis-à-vis des personnes concernées et des autorités de contrôle. La protection des données ne doit pas être perçue comme une contrainte, mais plutôt comme un facteur clé de confiance et de compétitivité à long terme.